Terminologie

Le milieu de l’enseignement et celui de la santé et des services sociaux ont leur propre vocabulaire. Lorsque vient le temps de parler des stages, voici celui qui sera utilisé dans STAGE+.

Termes de la plateforme

Actions – Selon le statut du processus, une série d’actions vous seront proposées. Elles seront regroupées au haut du formulaire dans ce qui se nomme une barre d’actions. De façon générale, STAGE+ affichera que deux (2) actions soit celle permettant de Fermer ou Annuler ainsi que celle pour Enregistrer ou Envoyer.

• Fermer – Ferme la fenêtre courante et retourne à la fenêtre précédente.
• Annuler – Annule les changements apportés aux données du formulaire depuis la dernière sauvegarde.
• Enregistrer – Sauvegarde les données du formulaire dans son état actuel. S’il s’agit d’un processus nouvellement démarré, vous le retrouvez par le menu Mes processus > Démarrés.
• Envoyer – Cette action valide l’intégrité des données du formulaire, indique les données erronées au besoin sinon envoie le formulaire vers la prochaine activité du processus. Les personnes responsables de cette prochaine activité en seront avisées par une notification.

Coordonnateur de stages – Il a la possibilité de soumettre des Demandes de stage directement par la plateforme. Il est également impliqué pour la validation du nombre de journées de stage.

Enseignant ou précepteur – Personne qui supervise le groupe d’étudiants pour l’établissement d’enseignement.

Espace – Un espace c’est comme une page d’accueil. Il permet de regrouper des utilisateurs qui ont les mêmes responsabilités ou besoins en leur offrant une page, une navigation et de l’information propre au contexte. Il offre sa propre navigation ainsi que des Widgets présentant de l’information sous différentes formes. Chaque espace est sécurisé afin d’être disponible uniquement aux personnes concernées.

Établissement d’enseignement – Nous utiliserons l’abréviation ÉE pour nommer un établissement d’enseignement dans STAGE+. La liste complète des ÉE est gérée par l’équipe de STAGE+. Elle est conservée dans le Hub et synchronisée sur l’environnement de chaque client.

Établissement de santé et de services sociaux – Aussi nommée établissement receveur, nous utiliserons l’abréviation ÉSSS pour nommer un établissement de santé et de services sociaux dans STAGE+. La liste complète des ÉSSS est gérée par l’équipe de STAGE+. Elle est conservée dans le Hub et synchronisée sur l’environnement de chaque client.

Étudiant – Il a la possibilité de soumettre une Demande de stage de façon spontanée et prochainement, il sera à même de postuler sur des offres de stages.

Gestionnaire et coordination des stages – Le gestionnaire et le responsable de la coordination des stages d’une unité de soins ou service sont responsables d’offrir des milieux de stage en réponse aux besoins identifiés (demande de stage) par les établissements d’enseignement.

Le gestionnaire peut aussi :

• ajouter un superviseur
• autoriser la publication d’une offre de supervision (à venir)
• autoriser les demandes d’utilisation des revenus de supervision (si disponible)

Pilote de l’application – Le pilote est responsable de la création des utilisateurs et de la mise à jour de l’ensemble des données pour le bon fonctionnement de la plateforme.

Programme d’études – Il s’agit du programme dans lequel l’étudiant en stage est inscrit. Nous utiliserons l’abréviation PÉ pour nommer un programme d’étude dans STAGE+. La liste complète des PÉ est gérée par l’équipe de STAGE+. Elle est conservée dans le Hub et synchronisée sur l’environnement de chaque client.

Répondant – Il s’agit d’une personne contact au niveau d’une direction et elle peut être sollicitée pour identifier des milieux de stage.

Responsable de la facturation – Il lance la validation des jours de stage auprès des coordonnateurs de programme d’étude et produit le Bon de facturation qui sera acheminé aux comptes recevables de votre établissement.

Responsable de la vérification des antécédents – Selon les paramètres de l’application, le responsable de la vérification sera impliqué pour vérifier les antécédents des étudiants lorsque ceux-ci doivent être validés. Une décision concernant la poursuite du stage sera rendue.

Responsable des accès informatiques – Il demande et consigne les accès dans la fiche du stagiaire.

Responsable des prêts – Il gère les demandes de prêts. Le processus de prêt disponible sur demande.

Responsable des stages – Il est responsable de la gestion des Demandes de stage, des stagiaires, des superviseurs et de faire le lien entre les coordonnateurs des programmes d’études et la coordination des stages des unités de soins / services de son établissement.

Session – L’année académique collégiale et universitaire comprennent chacune 3 sessions, d’une durée habituelle de 16 semaines au collégiale et de 15 semaines pour l’universitaire. Par exemple, l’année académique 2024-25 sera composée des sessions suivantes: Automne 2024, Hiver 2025 ou Été 2025.

Stagiaire – Il s’agit d’un étudiant pour lequel un stage est confirmé auprès de l’ÉSSS. Il sera invité à actualiser son profil et compléter son Engagement à la confidentialité et à déclarer ses antécédents (selon le cas).

Statut d’un processus – Un statut peut s’appliquer au processus (Brouillon, En attente, Terminé ou Annulé) ou à l’une de ses activités (En cours, En pause ou En retard).

• Brouillon – Processus démarré pour lequel vous n’avez pas appuyé sur le bouton Envoyer. Il demeure « brouillon » et vous pouvez le retrouver dans la vue « Démarrés » de l’Espace de l’utilisateur.
• En cours – Activité en cours de réalisation par une ou plusieurs personnes.
• En attente – Processus en attente que certaines activités soient réalisées avant de passer au statut En cours.
• En pause – Activité mise en pause temporairement pour une période donnée. À la fin de cette pause, son responsable sera automatiquement informé que sa collaboration est requise.
• Terminé – Le processus est terminé.
• Annulé – Processus annulé et une raison doit être indiquée par l’utilisateur qui effectue l’action.
• En retard – Activité dont le délai de traitement (échéance) est atteint ou dépassé.

Superviseur – Il accompagne et évalue le stagiaire pendant la période du stage. Il détermine l’horaire du stage et peut compléter une Demande d’utilisation des revenus de supervision (lorsque disponible).

Type de stage

• Stage en supervision – Demande pour un stage en préceptorat où l’étudiant est individuellement supervisé par un superviseur de l’établissement de santé et de services sociaux.
• Stages en supervision regroupés – Demande pour plusieurs stages en préceptorat où chaque étudiant est individuellement supervisé par un superviseur de l’établissement de santé et de services sociaux.
• Stage de groupe – Demande pour un stage de groupe où plusieurs étudiants sont supervisés par un enseignant ou moniteur provenant de l’établissement d’enseignement.
• Exploration de choix de carrière – L’activité d’exploration de choix de carrière se distingue par son caractère ponctuel, sa durée (généralement quelques heures à une journée), l’absence d’objectifs académiques reliés à un programme d’enseignement et d’évaluation formelle. Elle permet au candidat d’observer la réalité d’une journée de travail ou de certaines tâches d’un employé d’un secteur d’intérêt pour lui de façon volontaire.

Glossaire

Agent payeur – Établissement de santé et de services sociaux où le résident effectue la majorité de ses stages. Il s’agit officiellement de l’employeur du résident. Son nom, qui commence généralement par CIUSSS ou CISSS, figure sur le talon de paie.

Année du programme – Il s’agit de l’année du programme d’études dans laquelle l’étudiant effectuera son stage.

Catégorie de résident – Permet de catégoriser les stagiaires résidents selon les catégories disponibles dans le système universitaire. On retrouve les catégories suivantes : Entente interuniversitaire, Médecin résident, Moniteur clinique et Visiteur.

Coordonnateur de programme d’études (Enseignement) – Représentant de l’établissement d’enseignement (Centre de formation professionnel, Cégep, Université) qui gère les dossiers des étudiants et les jumelages avec les milieux de stage.

Demande de stage – Processus par lequel un Responsable des stages invite un Coordonnateur de programme d’études à formuler une demande de stage (accès à un milieu de stage) auprès d’un établissement de santé et de services sociaux (ÉSSS). Ce processus interactif permet de solliciter directement les milieux concernés et au coordonnateur de confirmer le stage lorsque la réponse est positive.

Demande spontanée – La demande spontanée permet à un candidat de soumettre une demande pour un stage en supervision, un stage d’observation ou une activité d’exploration de choix de carrière, directement depuis le site web de l’ÉSSS. Il doit fournir différents renseignements, dont son CV et une lettre de motivation.

Jour-stage – Unité de mesure correspondant à la somme des jours de stage effectués par l’ensemble des stagiaires accueillis dans un établissement sur une période donnée. Cet indicateur permet de mesurer la présence globale des stagiaires dans un milieu et d’estimer la contribution de cet établissement à l’accueil et à la formation pratique, en complémentarité avec d’autres indicateurs. Formule : Jour-stage = Σ jours de stage Chaque jour de présence d’un stagiaire dans l’établissement est comptabilisé et additionné pour l’ensemble des stagiaires concernés au cours de la période de référence.

Étudiant – Personne inscrite dans un programme de formation de niveau professionnel, collégial ou universitaire, reconnu par le ministère de l’Éducation ou le ministère de l’Enseignement supérieur.

Étudiant stagiaire – Unité de mesure correspondant à la somme totale des étudiants ayant effectué au moins un stage au sein de l’établissement sur une période donnée. Cet indicateur permet d’estimer le bassin de recrutement potentiel de l’établissement, en complémentarité avec d’autres indicateurs tels que le jour-stage et le stage réalisé. Formule : Étudiant stagiaire = Σ étudiants stagiaires Chaque étudiant ayant été en stage dans l’établissement est comptabilisé une seule fois au cours de la période de référence, indépendamment du nombre de stages qu’il aurait pu y effectuer.