Survol des automatismes

STAGE+ offre deux (2) types d’automatismes. Certains sont programmés et s’exécute à fréquence précise, d’autres sont déclenchés sur un événement (ex.: lors de la confirmation d’un stage).

Automatismes programmés

Agent de nuit

⏱ Exécution quotidienne à 22 h 00

Attribution automatique des ressources

Un ordre de priorité est établi par installation selon la durée et le lieu du stage. Une ressource est attribuée à chaque stage concerné et un prêt est généré au nom du stagiaire bénéficiaire.

Démarrage des demandes de prêt

Une demande de prêt est lancée pour tous les besoins en ressources restants non couverts par l’attribution automatique.

Mises à jour des absences des stagiaires résidents

Mise à jour quotidienne des absences pour aviser la coordination de stage de toute modification. Les données sont liées au stage et à son milieu d’accueil.

Agent de jour

⏱ Exécution quotidienne à 7 h 15

Mise à jour des groupes de coordination

Le groupe STAGE+ Coordination des stages est mis à jour pour retirer les accès des gestionnaires et coordonnateurs désactivés la veille.

Mise à jour des statuts des stages

Les statuts des stages sont mis à jour en fonction de la période courante. Seuls les stages Confirmé ou En cours sont traités.

Mise à jour du statut des ressources

Le statut des prêts est ajusté automatiquement selon les dates enregistrées.

Invitation des stagiaires

Traitement des stages Confirmé dont la date de début est dans le délai défini dans les paramètres. Chaque stagiaire reçoit une invitation individuelle par stage.

Rappel de début de stage

Traitement des stages Confirmé dont la date de début est dans exactement 7 jours. Un courriel de rappel est envoyé aux stagiaires et aux superviseurs.

Calcul des revenus de stages

Traitement des stages Terminé non encore facturés.

Mise à jour des demandes d’absences des stagiaires résidents

Mise à jour quotidienne des demandes d’absences pour intégrer les changements de stage. Les données sont liées au stage et à son milieu afin d’aviser la coordination de tout changement ou autorisation requise.

Automatismes sur événement

Confirmation d’un stage

Lorsqu’un stage passe au statut Confirmé, les actions suivantes sont déclenchées selon le délai inscrit aux paramètres de STAGE+ :

• Un courriel de confirmation est envoyé au stagiaire et au superviseur.
• Si activés, les besoins en accès informatiques et les besoins en ressources sont mis à jour selon les règles préétablies dans le pilotage de STAGE+.

Mise à jour d’un stage

Lors de la modification d’un stage, deux traitements peuvent être déclenchés :

• Si les informations sur le milieu sont modifiées dans les 7 jours précédents le début du stage, un courriel de confirmation est envoyé au stagiaire, ainsi qu’à la coordination de l’ancien et du nouveau milieu.
• Si la période du stage est modifiée, le statut est automatiquement recalculé en fonction de la nouvelle période.

Stage terminé Stage facturable

À la fin d’un stage facturable, les calculs et distributions suivants sont effectués automatiquement :

Annulation d’un stage

Lors de l’annulation d’un stage, les éléments suivants sont traités automatiquement :

• Les besoins en ressources associés sont annulés et les ressources sont remises à disposition pour les prochaines demandes.
• Les processus d’engagement et les déclarations d’antécédents non complétés sont annulés.

Mise à jour d’une direction

Lors de la modification d’une direction, les unités de soins associées sont automatiquement mises à jour avec les clientèles inscrites dans cette direction.